Zawarcie umowy jest dobrowolne, ale następstwa są przymusowe.

Każdy przedsiębiorca powinien zapoznać się z podstawowymi informacjami na temat umów – w końcu zawiera ich całkiem sporo w czasie swojej działalności i mogą mieć one ogromny wpływ na jego biznes w kluczowych momentach.

1. Zadbaj o prawidłową reprezentację.

Z punku widzenia skuteczności zawartej umowy bardzo duże znaczenia ma prawidłowa reprezentacja jej stron tj osób podpisujących umowę np. w imieniu spółki.

Pamiętaj! Przed podpisaniem umowy ze spółką sprawdź w KRS kto jest uprawniony do jej reprezentowania.

Zgodnie z kodeksem spółek handlowych prawo reprezentowania spółki z o.o. ma zarząd. Zarząd może jednak składać się z jednej lub kilku osób. W przypadku konfiguracji wieloosobowej koniecznym jest zweryfikowanie jak w danej spółce wygląda kwestia składania oświadczeń woli. Bardzo często do składania oświadczeń woli w imieniu spółki uprawnionych jest np. dwóch członków zarządu działających łącznie. Oznacza to, iż umowa podpisana tylko przez jednego członka zarządu (nawet prezesa danej spółki) będzie wadliwa. Na wskazanym powyżej przykładzie przedstawiona została istota pojęcia reprezentacji.

Oto kilka przykładowych komparycji umów, wskazujących prawidłową reprezentację:

Umowa zawarta pomiędzy:

Janem Nowakiem- zamieszkałym w Krakowie, ul. Długa 15, 31-547 Kraków, legitymującym się dowodem osobistym wydanym przez ………. seria ……….. nr ………. PESEL ……….

Andrzejem Kowalskim-zamieszkałym w Krakowie, ul. Krótka 10, 31-547 Kraków, legitymującym się dowodem osobistym wydanym przez ………. seria ……….. nr ………. PESEL ……….

Wspólnikami spółki cywilnej prowadzącej działalność gospodarczą pod firmą …. spółka cywilna NIP …… reprezentowani przez:

Jana Nowaka

a

Gminą Zielonki– Szkołą Podstawową Nr 15 im. St. Wyspiańskiego z siedzibą w Zielonkach przy ul Fiołkowej 15, reprezentowaną przez

Adama Nogę – Dyrektora Szkoły- działającego na podstawie pełnomocnictwa Wójta Gminy z dnia 1 lipca 2016 roku

W przedstawionym przypadku zauważyć należy, iż spółka cywilna nie ma osobowości prawnej, a podmiotami wszelkich czynności prawnych są wspólnicy spółki. Jako stronę umowy należy więc wymienić wszystkich wspólników spółki cywilnej.

Umowa zawarta pomiędzy:

Budimex Spółka z o.o. z siedzibą w Kielcach, ul. Kielecka 21, 31-543 Kielce, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Kielcach Wydział IX Gospodarczy pod nr KRS …… NIP … REGON …., posiadającą kapitał zakładowy w kwocie 200.000 zł,

reprezentowana przez:

Jana Nowaka- Prezesa Zarządu

Zbigniewa Nowaka- członka zarządu

a

Kowalski i Wspólnicy Spółka Jawna z siedzibą w Krakowie przy ulicy Długiej 15, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Krakowie Wydział IX Gospodarczy pod nr KRS ………. NIP …….REGON ……….., reprezentowana przez

Adama Kowalskiego- Wspólnika

Zbigniewa Kowalskiego- Prokurenta.

W powyższym przykładzie mamy umowę zawartą między dwiema spółkami i każda z nich może być samodzielnym podmiotem w obrocie gospodarczym (spółki te mogą we własnym imieniu nabywać prawa, w tym własność nieruchomości i inne prawa rzeczowe, zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywane). W takim wypadku nie mają znaczenia dane osobowe wspólników tylko dane spółek.

2. Podstawowe zapisy umowne.

A. Słownik pojęć

Zawsze zachęcamy naszych Klientów do zamieszczania w umowach „słownika pojęć”. Taki słownik zawierający definicje najróżniejszych terminów stosowanych w umowie, zdecydowanie ułatwia jej późniejszą interpretacje.

Zdefiniowanie na samym początku umowy (która niekiedy liczy kilkadziesiąt stron) wszystkich ważniejszych terminów, które później pojawiają się w najróżniejszych jej miejscach, pozwoli Ci na szybką analizę jej postanowień i jednoznaczne zinterpretowanie zamiarów Twojego kontrahenta.

B. Przedmiot Umowy i Obowiązki Stron

W tym miejscu wskazać należy o co nam wszystkim chodzi. Czego oczekujemy od drugiej strony i co oferujemy jej w zamian. Precyzyjne sformowanie przedmiotu umowy i obowiązków stron likwiduje 90 % problemów w jej późniejszym egzekwowaniu.

C. Sposób realizacji umowy i warunki płatności.

W zależności od charakteru umowy zapisy te mogą być mniej lub bardziej rozbudowane. W drugim z wskazanych przypadków zachęcam do sporządzania odrębnych „załączników”, które z dużą dokładnością przedstawiają poszczególne etapy realizacji umowy. Takie załączniki powinny stanowić integralną część umowy.

D. Odpowiedzialność za szkody, nieterminowe spełnienie świadczenia, niezrealizowanie umowy.

Odsetki, kary umowne przy świadczeniach niepieniężnych, prawo wypowiedzenia/rozwiązania umowy. W tym miejscu musisz się zabezpieczyć na wypadek, gdyby Twój kontrahent nie wywiązał się z tego co Ci gwarantował we wcześniejszych zapisach umowy.

E. Postanowienia końcowe

Postawienia końcowe zazwyczaj wskazują jakie są dopuszczalne formy umowy dla jej modyfikacji. Ponadto podają liczbę egzemplarzy, które zostały sporządzone. W postanowieniach końcowych warto też wskazać, który sąd będzie właściwy w wypadku sporu powstałego w związku z umową. Postanowienia końcowe mogą zawierać najróżniejsze zapisy (np adresy doręczeń, kiedy umowa wchodzi w życie itp.).

3. Czytaj i negocjuj.

Pamiętaj! Zawsze czytaj umowę przed jej podpisaniem!

Chociaż rada ta może wydawać Ci się zwykłym banałem to z naszego doświadczenia wynika, iż tylko co 5 Klient przed podpisaniem ostatecznej wersji umowy czyta ją od początku do końca. Podpisując jakąkolwiek umowę, która ma mieć wpływ na działanie Twojej firmy nie możesz opierać się wyłącznie na ustnych ustaleniach z drugą stroną. Sam fakt, że Twój kontrahent oświadcza, iż wprowadził tylko drobne zmiany, które są zgodne z przebiegiem negocjacji, wcale nie oznacza, że tak właśnie jest.

Redagując umowę powinieneś pamiętać że druga strona musi jeszcze zgodzić się ją podpisać. Nie jest sztuką skonstruowanie takiej umowy, która w 99 % (zawsze jest ten 1% niepewności) będzie chronić interes tylko jednej strony. Przedkładając taki draft kontrahentowi od pierwszego momentu wskazujesz jakie są Twoje intencje. Z doświadczenia naszego zespołu wynika, iż negocjując kontrakt musisz stworzyć sobie przynajmniej dwie „pule” postanowień. Pierwszy zbiór powinien mieścić te założenia, które są dla Ciebie kluczowe i najcenniejsze. Zazwyczaj w takim zbiorze znajdują się postanowienia odnośnie zakresu obowiązków kontrahenta, odstąpienia od umowy, terminów realizacji poszczególnych etapów- wszystko zależy od rodzaju umowy. Drugi zbiór powinien mieścić postanowienia niezbyt korzystne dla naszego kontrahenta, z których gotów jesteś zrezygnować pod pewnymi warunkami. Stara zasad „coś za coś” idealnie sprawdza się przy podpisywaniu umów.

4. Swoboda Umów.

Kiedy Klient przychodzi do naszej Kancelarii w sprawie umowy, która chce podpisać zazwyczaj pierwszą informacją jaką od niego słyszymy jest „umowa jest naszą sprawą, możemy umówić się na co tylko chcemy”. Czy to do końca prawda? No niestety nie.

Są trzy główne czynniki wyznaczające zakres swobody stron przy formułowaniu umowy – właściwość (natura) stosunku, ustawa i zasady współżycia społecznego.

A. Natura stosunku i ustawa

W przypadku, gdy konstruujesz umowę musisz pamiętać, że większość umów ma swoje charakterystyczne, specyficzne regulacje. Nieskuteczne będą przykładowo zapisy, w których z umowy zlecenia (która jest umową starannego dzieła) będziemy starali się zrobić umowę rezultatu, w której zmusimy zobowiązanego do osiągnięcia szczegółowo określonego wyniku.

Ważne! W umowach nie można zastrzegać warunków niemożliwych, sprzecznych z ustawą, kar umownych przy świadczeniach pieniężnych, odsetek przekraczających odsetki maksymalne itp.

Zawierając umowę musisz więc pamiętać o tym, żeby nie wypaczyć jej natury. Nie możesz chociażby sporządzić umowy nieodpłatnej sprzedaży czy umowy odpłatnej darowizny.

Zapisy, które umieszczasz w umowach nie mogą być sprzeczne z normami bezwzględnie wiążącymi w polskim prawie.

B. Zasady współżycia społecznego

Zasady współżycia społecznego są silnie związane z normami moralnymi. Negatywną ocenę umowy ze względu na kryteria moralne można wysnuć, gdy Twój kontrahent będzie mógł postawić Ci zarzut złego postępowania, polegającego na wykorzystaniu (świadomym lub spowodowanym niedbalstwem) swojej przewagi, stosowaniu nieuczciwych zabiegów.

O naruszeniu zasad współżycia społecznego w postaci wymogu sprawiedliwości umowy można mówić natomiast wtedy, gdy zawarta umowa nie jest wyrazem w pełni swobodnie i rozważnie podjętej decyzji (zataiłeś przed kontrahentem istotne informacje, wykorzystałeś przymusowe poleżenie Twojego partnera biznesowego) a przyczyną tego nie jest niedbalstwo samego pokrzywdzonego.

Najwięcej regulacji i restrykcji w tym zakresie przewiduje prawo konsumenckie. Zawieranie umów z konsumentami stanowi całkiem inny wymiar. Polskie (a także Unijne) prawo traktuje konsumenta jako zdecydowanie słabszą stronę umowy, która wymaga szczególnej ochrony.

Najbardziej oczywistą instytucją prawa konsumenckiego ograniczającą swobodę umów jest kontrola niedozwolonych postanowień umownych sprawowana przez Sądy czy Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów.